编办概况

重点专题

-->

区委编办“四步走”推进机构编制档案信息化建设

【来源: | 发布日期:2022-06-24 】 【选择字号:

区委编办主动适应档案管理新时代新要求,通过精心谋划、严密录入、靠实责任、转变方式“四步走”推进机构编制档案信息化建设,使机构编制档案的数据安全性、查阅便利性、利用有效性得到明显提升。

一、精心谋划,夯实工作基础。为推进我办档案信息化、规范化建设,积极衔接争取档案信息化建设经费,安装配备了专用扫描仪、档案综合管理软件和文档扫描影像处理系统。同时邀请区档案馆业务骨干进行培训指导,厘清工作思路。按照时间顺序,逐一核对,重新整理了1981年以来的历史文书档案95盒3537件。制作统一的档案盒、编码样式、封面和目录,按照年份装订成盒,确保机构编制沿革文件整齐、准确,为机构编制档案扫描录入工作奠定了坚实的基础。

二、严密录入,严格备份机制。在保持原始纸质档案不变的前提下,依托高清扫描仪将纸质档案转换成电子数据,形成“电子系统管理+纸质档案支撑”的“双备份”档案管理机制。对每件电子档案制作PDF格式图像和JPG格式图像,并及时对基础数据进行储存备份。

三、靠实责任,确保数据安全。实行电子档案管理责任制,职责任务明确到岗到人,并严格落实电子档案查阅登记制度,不断提高保密意识、严守保密纪律、规范保密管理。对软件系统和全盘数据采取加密处理,设置登录权限,实行“专人专机”管理,保障电子档案数据安全。

四、转变方式,提升查阅效率。在电子档案查阅方面,实现了查阅方式由原始资料翻阅向电子信息检索的转变。查阅过程支持日期检索、文号检索、关键字检索等多种搜索方式,查阅结果支持在线直接打印,确保档案查询数据精准、内容全面、查阅快速。(供稿:王亚丽)